Actualizaciones de monitoreo de anomalías de gastos: Más acceso, mejores actualizaciones

Para las organizaciones que gestionan las compras a través de equipos grandes y distribuidos, detectar gastos inusuales y auditar manualmente las compras para garantizar el cumplimiento de las políticas no debería recaer en una sola persona El monitoreo de anomalías de gastos, una función exclusiva de Prime Business Unlimited,  se ha diseñado para eliminar la carga de la supervisión manual de gastos, ya que monitorea las compras de una organización en tiempo real y detecta actividades inusuales antes de que se conviertan en problemas de cumplimiento normativo.

El día de hoy anunciamos tres novedades que hacen que el monitoreo de anomalías de gastos sea más accesible y se adapte mejor a cómo funcionan realmente las organizaciones.

Qué novedades hay

1. Resúmenes semanales por correo electrónico

La función Monitoreo de anomalías de gastos ahora permite a los administradores activar la recepción de resúmenes semanales por correo electrónico directamente desde el panel de control. Cada resumen ofrece una síntesis de las anomalías detectadas actualmente. Esto ofrece a los equipos un punto de contacto constante y programado para revisar las actividades de compra inusuales sin necesidad de iniciar sesión a diario.

Con esta actualización, los administradores pueden controlar la frecuencia de sus revisiones. Ya sea que el equipo prefiera revisar las anomalías en tiempo real o hacerlo una vez por semana, ahora tiene la flexibilidad de elegir.

Para recibir estos correos, entra en tu panel de control.

2. Acceso ampliado a finanzas y a la administración a nivel de grupo

Los clientes habitualmente indican que la supervisión del gasto no debería limitarse a los administradores de alto nivel. En las organizaciones que gestionan compras distribuidas entre distintos departamentos y unidades de negocio, los administradores de grupo y de finanzas suelen ser quienes mejor conocen qué es normal (y qué no lo es) dentro de sus equipos.

Antes, el monitoreo de anomalías de gastos solo estaba disponible para los administradores a nivel de cuenta. Esto generaba un cuello de botella: las anomalías detectadas en los niveles superiores de la organización debían remitirse nuevamente a las personas que podían resolverlas con rapidez.

Con esta actualización, los administradores de finanzas y de grupo ya tienen acceso directo a la función de monitoreo de anomalías de gastos. Para las organizaciones con un gran volumen de actividad que gestionan revisiones de gastos distribuidos, esto significa:

• Resolución más rápida de las anomalías: Los administradores más cercanos a la actividad de compras pueden actuar de inmediato, sin necesidad de pasar por un administrador central.

• Un análisis más profundo del contexto: Los administradores de grupo que conocen bien los patrones de compra de su departamento están en mejores condiciones para determinar qué es lo que realmente se sale de lo normal

• Mayor responsabilidad distribuida: La supervisión del cumplimiento se expande con el crecimiento de la organización, en lugar de concentrarse en un solo rol

Este es un paso importante hacia el modelo de "confiar, pero verificar" en el que se basan los equipos de compras eficaces. Permite que las personas adecuadas actúen, al tiempo que preserva los controles organizativos necesarios para mantener el gasto bajo control.

¿Quieres ampliar tu equipo para incluir a los miembros adecuados? No tienes que hacer nada más, ya que a estos roles se les concede acceso de forma inmediata.

Por qué es importante

Los gastos no autorizados y las irregularidades en las compras siguen siendo algunos de los retos más habituales en materia de cumplimiento normativo para las grandes organizaciones. Estas actualizaciones amplían el valor del monitoreo de anomalías de gasto al hacerlo más accesible y poner la información adecuada en manos de las personas indicadas, en el momento oportuno.

Entre más administradores tengan acceso, más rápido se responderá y las decisiones estarán mejor fundamentadas. Los resúmenes por correo electrónico significan que hay menos falta de información. Amazon Business Assistant te lo muestra todo de una forma más fácil de entender y de poner en práctica. Estas actualizaciones se han diseñado para ayudar a las organizaciones a tener un mayor control sobre las compras sin que ello suponga más complicaciones para los compradores.

Cómo comenzar

La función de monitoreo de anomalías de gastos está disponible para los miembros de Prime Business que tengan el plan Unlimited. ¿No eres miembro de Prime Business? Obtén más información hoy.